Blandet

Er strukturering en begivenhed lignende bygning med gelé?

Udformer en tidsplan for en workshop, konference, roadshow eller seminar når du har aldrig gjort sådan en ting før kan synes som jonglering jelly men du kan tage nogle tips fra fagfolk og gøre din begivenhed en reel succes.

Der er intet for teknisk om at designe en tidsplan for en halv dag eller en-dages event. Alt du virkelig behøver at gøre er at se på det gennem øjnene af delegerede.

For eksempel kan en morgenmad workshop giver de følgende erfaringer:

8:03 jeg styrter i, lidt sent for morgenmad workshop men finde en smilende administrator, der giver mig et navneskilt, en data pakke og trusser mig på hvad der skal ske. Hun fortæller mig, der er stadig masser af tid til at snuppe en kop kaffe og slappe af lidt før start. Jeg præsentere mig selv til en eller to af mine kolleger stedfortrædere og vi snakke om vores grunde til kommende.

8:15 vi tager vores steder i kursuslokale og træner glæder sig over os, går igennem den sædvanlige indledende chat og lancerer i præsenterer Session1.

8,40 træneren bryder os i mindre grupper for at diskutere og praktisere de færdigheder, som hun har præsentere. Vi har en rigtig sjov scenario at arbejde igennem, og der er masser af latter i rummet.

9:00 tilbage sammen som en stor gruppe, vi give feedback om de vanskeligheder, vi fandt og træneren giver os nogle tips og tricks til at bruge i fremtiden.

9:15 træner præsenterer Session 2, den anden halvdel af materialet og bruger nogle interaktive øvelser til at vise de vigtigste punkter.

9:35 vi har mulighed for at blande sig i forskellige grupper drøfte nye færdigheder og oplysninger og praksis igen.

9:55 tilbage i den store gruppe, giver vi træneren nogle feedback og hun tilføjer nogle mere praktiske råd før du lukker session.

10:15 før vi alle vende tilbage til vores forskellige virksomheder, vi slap af med kaffe og en dansk uddannelse selskab og udfylde deres evalueringsskema. Det er en mulighed for at gøre en smule af netværk og udveksling af kontaktoplysninger med mennesker.

Et eksempel heldags tidsplan går noget som dette:

9.30 ankomst – tid til kaffe og networking

10.00 session 1 – oplysninger giver

11.15 kaffepause

11.30 isbryder – bryde kedelige

12.00 session 2 – flere oplysninger giver

1,00 frokost

2,00 isbryder – kur mod slidsen “kirkegården”

2.20 session 3 – selv flere oplysninger giver

3.30 kaffepause

3,45 session 4 – den endelige oplysninger giver slot

4.45 gennemgå og opfordring til handling

5,00 evaluering og afslutning

Når du tænker på din egen tærskel for kedsomhed; hvor lang tid du kan sidde og koncentrere sig om ét emne, før du har brug for en pause, vil du vide det er mellem 45 minutter og en time. Det betyder, at en typisk en-dags workshop eller seminaret får kun omkring 5 timer eller mindre formelle information-giver tid, normalt opdelt i fire stykker.

Det er fristende at forsøge at opnå for meget i denne periode på fem timer, men det er altid nemmere at skære materiale ned fra et overskud, end det er at opfinde materiale, når der er et underskud.

Hvis du afholder et seminar med gæstetalere hver giver en 30 minutters præsentation skal du planlægge 9 højttalere i sæt tid slots hele dagen. Deres drøftelser bør fylde fire og en halv time, men du får en halv times beredskab til at absorbere enhver overdreven run, der kan opstå. Hvis du finder, at alle kører til tiden, vil det betale sig at sikre, at seminaret formidler har en vind-up snak, der kan tage 5 minutter eller 35 minutter afhængigt af størrelsen af overskridelsen.

Naturligvis det ser let på papir og selv om en virkelig dygtige facilitator kan enten fremskynde eller sinke aktiviteter at få læring point på tværs, det vigtige punkt om tidsplanen designer er, at de opfylder behovene hos deltagerne inden for den kravene til udbyderne. Hvis dit publikum ikke får nok oplysninger til at tygge de vil være lige så utilfredse som de ville være, hvis de får for meget med ikke tid til at stille spørgsmål. Jonglering jelly er en reel færdighed.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *